导热油品质不佳表现在以下几个方面，首先是导热油在仓储运输过程中，混入或吸附空气中的水分导致。当混有水分的导热油加热到100℃时，很容易引起沸油的溢出，引起火灾或者爆炸事故。其次，导热油中的残碳超标，换热系统在加热运行过程中，导热介质在高温的作用下会发生一些裂化和缩合反应，生成一定量的胶质聚合物，同时部分过热介质还会生成焦炭这些高聚合物和残炭不溶于油而悬浮在油中，运行中这些物质会沉积在锅筒底部而过热鼓包，沉积在管壁而过热爆管。因此，定期对导热油取样分析，及时掌握油的品质变化情况，分析变化原因，定期补充新导热油量，使其残炭量基本得到稳定，加入锅炉中的导热油必须预先脱水，发现问题，应及时采取相应措施。
引起导热油火灾的原因之二：导热油系统出口温度过高，兼有导热油流速过低导致
有时因油温度高而用热机温度却上不去，不能满足生产需要。有的单位采取提高出口温度的办法保证供热量，结果使出口温度接近甚至超过热载体的最高允许使用温度，从而加重了结焦、结垢程度，使用热机的散热器传热效率更低，形成了恶性循环，直到炉管爆破。另外，过低流速会造成受热面中的大部或局部管内壁温度高于允许油膜温度，而缩短导热油的正常使用寿命，导致过热引起鼓包、爆管。因此，锅炉的最高出口油温度应比热载体的工作温度低约30℃，以防止油在使用过程中过热分解变质。在运行中，辐射受热面管子内的导热油流速不低于2m/s，对流受热管子内不低于1.5m/s，防止产生残炭、堵塞管径、造成管壁过热等事故。
引起导热油火灾的原因之三：导热油泄漏引起火灾
由于焊接质量问题，热媒输送主管焊缝部分脱落或超温情况下大量汽化，引起管道振动甚至损坏而致使大量导热油外漏，而导热油渗透性较强，特别是法兰垫片处较为严重 ，泄漏后遇火源引起火灾常有发生。因此，安装时，要选有资质的安装公司安装，管道连接以焊接为好，适当辅以法兰连接，不得采用螺丝连接，法兰连接时应采用耐油、耐压、耐高温的高强石墨制品作密封垫片。所有与热载体接触的附件不得采用有色金属和铸铁制造。钢管应采用20号钢无缝管、紧固件尤其主回路上的连接螺栓采用35号钢鼓较为妥当。锅炉点火前，应由锅监所与安装公司对所有管道、阀门等进行一次耐压试验，直到不渗漏为止，导热油在系统管路中循环不应少于60分钟，确认一切正常之后，方可点火 。
引起导热油火灾的原因之四：停电时处理不当引起火灾
导热油锅炉在正常使用时，单位偶尔发生突然停电，此时循环油泵停止工作，炉膛内燃煤继续在燃烧，使锅炉油温度继续升高，如果油温上升太快降不下来，就会在短时间内油温局部超高而结焦，致使超温过热爆管引起火灾。因此，遇上停电等故障，应打开所有炉门，立即消除炉内剩余的燃煤，让大量冷风窜进炉膛内，迅速降低炉温，消除热源;同步打开锅炉放油阀门，将高温油缓缓放入储油槽，并让膨胀油槽中的冷油慢慢流入锅炉，及时带走热量。有条件的单位可设置双路电源，如设置小型汽油发电机，其电路与循环油泵电路互为切换，从而防止停电后短时间内油温超高而造成结焦，以致酿成事故。
此外，司炉工必须经技监部门培训合格，统发司炉工操作证，只有持证司炉工才准独立操作，以保证出现异常情况能及时排除。还要保持循环油泵、储油槽的清洁，随时清除表面上积聚的油垢和灰尘，严防其被外部飞火引燃成灾。